sábado, 12 de junio de 2010
RESUMEN FINALIZACION DE CLASE
RESUMEN CLASE
FINALIZACION SEMESTE
REDES TOPOLOGIAS BOS CONECTIVIDAD ARCHIVOS
ESTRELLA CABLE SERVICIOS NAVEGAR
ANILLO ONDAS ETC
TIPO LAN
MAN NAVEGAR
WAN
RESUMEN GENERAL
HARDWARE (EQUIPO) PC’S CAPACIDAD RAM
PORTATILES DISCO
CACHE
CONOCER ARQUITECTURA OTROS ESCANER VELOCIDAD
IMPRESORA #PAGINAS
MEMORIAS USB MOVIL TIPO
PUEROS PCI
BOS ISA GPS
CELULAR
CAMARAS
LIBRE SEGURIDAD
SOFTWARE (PROGRAMAS) PROPIETARIO LICENCIAMIENTO (OEM)
WINDOWS
S. OPERATIVO MS JAVA
LENGUAJES PROJ COBOL
JAVA
. NET ACCES
ORALLE EXCEL
VISUAL POWER
OFFICE VISON
PROJET
BASE DATOS ORALLE
MYSQL
SERVER
APLICATIVOS NOMINA
INVENTARIOS DONDE TRABAJO
ETC
FINALIZACION SEMESTE
REDES TOPOLOGIAS BOS CONECTIVIDAD ARCHIVOS
ESTRELLA CABLE SERVICIOS NAVEGAR
ANILLO ONDAS ETC
TIPO LAN
MAN NAVEGAR
WAN
RESUMEN GENERAL
HARDWARE (EQUIPO) PC’S CAPACIDAD RAM
PORTATILES DISCO
CACHE
CONOCER ARQUITECTURA OTROS ESCANER VELOCIDAD
IMPRESORA #PAGINAS
MEMORIAS USB MOVIL TIPO
PUEROS PCI
BOS ISA GPS
CELULAR
CAMARAS
LIBRE SEGURIDAD
SOFTWARE (PROGRAMAS) PROPIETARIO LICENCIAMIENTO (OEM)
WINDOWS
S. OPERATIVO MS JAVA
LENGUAJES PROJ COBOL
JAVA
. NET ACCES
ORALLE EXCEL
VISUAL POWER
OFFICE VISON
PROJET
BASE DATOS ORALLE
MYSQL
SERVER
APLICATIVOS NOMINA
INVENTARIOS DONDE TRABAJO
ETC
martes, 8 de junio de 2010
TERMINOLOGIAS
SAP
Es un sistema de aplicaciones y Productos de origen de la empresa informática alemana que comercializa un conjunto de aplicaciones de software empresarial, tiene muchos modúlos integrados que abarcan prácticamente todos los aspectos de la administración empresarial.
SIG
Sistema de información geográfica. Es una integración organizada de Hardware, Software y datos gerográficos diseñada para capturar, almacenar, manipular, analizar y desplegar en todas sus formas la información geográficamente referenciada con el fin de resolver problemas complejos de planificación y gestión.
ERP
Sistema de planificación de recursos empresariales, son sistemas de información gerenciales que integran y manejan muchos de los negocios asociados con las operaciones de producción y de los aspectos de distribución de una compañía comprometida en la producción de bienes o servicios. También es llamado Back office.
sábado, 5 de junio de 2010
SISTEMA DE INFORMAICON GEOGRAFICA
Que es un Sistema de Información
Geográfica - SIG
Cuando nos referimos a un SIG estamos pensando
en un programa de computador, en un software, con
unas funciones propias. En este sentido un SIG es
igual que una hoja de cálculo o un procesador
de textos. Hablamos entonces de programas
como Arcinfo (Esri), Geomedia (Intergraph)
o Geographics (Bentley), por citar solo
a algunos.
¿Qué hace este software? Cartografía con bases
de datos asociadas, con la misión principal
de resolver problemas espaciales o territoriales,
es decir, un programa que nos
permita manejar conjuntamente la cartografía
y las bases de datos alfanuméricas asociadas.
Dicho así se podría pensar en un software de
diseño asistido por computador CAD como Autocad,
Microstation u otros que permiten asociar bases de
datos a los elementos del dibujo. Pero la diferencia
fundamental estriba en que con un SIG podemos
hacer análisis y generar nueva cartografía en función
de los resultados conseguidos, además de hacer consultas
más completas al poder combinar criterios alfanuméricos
y espaciales.
Nos vemos en la necesidad de diferenciar entre un
SIG y un aplicativo de SIG. Mientras que un aplicativo
de SIG es un software que ayuda a procesar información
geográfica, un SIG es el conjunto de software,
hardware especializado, cartografía, bases de datos,
información y equipo de personas que tienen como
fin sistematizar, almacenar, procesar y presentar de
forma oportuna, clara, precisa y confiable la información
que guarda relación con ubicaciones o distribuciones
geográficas.
Sin embargo para efectos de este módulo hablaremos
de los aplicativos de SIG como SIG.
Figura 4.1 Ejemplo de localización de información en
un SIG, se combinan ficha de datos, documento o
reseña, mapa en detalle, fotografía, enlace a página
Web y videos.
Fuente: GONZÁLEZ M. et al. Los Sistemas de Información Geográfica
como herramientas de Gestión en las Zonas Rurales. Universidad de
Oviedo. España, 2.000
¿Cuáles son las funciones propias de un SIG?
Los programas SIG tienen una serie de funciones diseñadas
para la gestión de información geográfica:
* Captura, registro y almacenamiento de
datos: el paso de información analógica, en papel, a
formato digital de un ordenador. Esto se puede realizar
de varias maneras como digitalización, vectorización,
importación.
Geográfica - SIG
Cuando nos referimos a un SIG estamos pensando
en un programa de computador, en un software, con
unas funciones propias. En este sentido un SIG es
igual que una hoja de cálculo o un procesador
de textos. Hablamos entonces de programas
como Arcinfo (Esri), Geomedia (Intergraph)
o Geographics (Bentley), por citar solo
a algunos.
¿Qué hace este software? Cartografía con bases
de datos asociadas, con la misión principal
de resolver problemas espaciales o territoriales,
es decir, un programa que nos
permita manejar conjuntamente la cartografía
y las bases de datos alfanuméricas asociadas.
Dicho así se podría pensar en un software de
diseño asistido por computador CAD como Autocad,
Microstation u otros que permiten asociar bases de
datos a los elementos del dibujo. Pero la diferencia
fundamental estriba en que con un SIG podemos
hacer análisis y generar nueva cartografía en función
de los resultados conseguidos, además de hacer consultas
más completas al poder combinar criterios alfanuméricos
y espaciales.
Nos vemos en la necesidad de diferenciar entre un
SIG y un aplicativo de SIG. Mientras que un aplicativo
de SIG es un software que ayuda a procesar información
geográfica, un SIG es el conjunto de software,
hardware especializado, cartografía, bases de datos,
información y equipo de personas que tienen como
fin sistematizar, almacenar, procesar y presentar de
forma oportuna, clara, precisa y confiable la información
que guarda relación con ubicaciones o distribuciones
geográficas.
Sin embargo para efectos de este módulo hablaremos
de los aplicativos de SIG como SIG.
Figura 4.1 Ejemplo de localización de información en
un SIG, se combinan ficha de datos, documento o
reseña, mapa en detalle, fotografía, enlace a página
Web y videos.
Fuente: GONZÁLEZ M. et al. Los Sistemas de Información Geográfica
como herramientas de Gestión en las Zonas Rurales. Universidad de
Oviedo. España, 2.000
¿Cuáles son las funciones propias de un SIG?
Los programas SIG tienen una serie de funciones diseñadas
para la gestión de información geográfica:
* Captura, registro y almacenamiento de
datos: el paso de información analógica, en papel, a
formato digital de un ordenador. Esto se puede realizar
de varias maneras como digitalización, vectorización,
importación.
CONTRATACION ADMINISTRATIVA
PORTAL ÚNICO DE CONTRATACIÓN
EN COLOMBIA
El Portal Único de Contratación es un sitio Web que
busca concentrar la información al respecto en todo
el sector público, ofreciendo los datos básicos de todas
las licitaciones de las entidades del estado. Mediante
enlaces internos permite también llegar a los
portales de cada entidad para conocer los detalles de
los procesos.
Al ingresar a la página www.contratos.gov.co, miles
de usuarios podrán conocer datos básicos de los procesos
de contratación y, a través de los enlaces internos,
podrán acceder a los portales de cada entidad
para conocer todos los detalles de su búsqueda.
El objeto es proporcionar información a los siguientes
usuarios:
* Al ciudadano común, para ver lo que está
pasando con la contratación pública y evitar la corrupción.
* Al Gobierno, para vigilar sus propios procesos
de contratación, mejorar sus servicios, rendir cuentas
sobre sus acciones y reducir los costos de la contratación.
* A los proveedores, porque tienen igualdad
de oportunidades para que empresas grandes, medianas
o pequeñas de diferentes partes del país puedan
competir por contratar con el Estado, porque
reciben la información que necesitan y disminuyen
sus costos para venderle al gobierno.
El Portal Único de Contratación contempla 9 fases de
desarrollo.
Las cuatro primeras fases están relacionadas con Licitaciones.
La primera, permite ver las licitaciones previstas,
convocadas y adjudicadas. También permite
hacer preguntas y formular opiniones y denuncias.
Las cinco fases restantes están relacionadas con gestión
de contratos y contratación directa, que se pondrán
en funcionamiento entre los años 2003 y 2004.
Entidades deben publicar sus procesos
de contratación en el Portal Único
de Contratación
Todas las entidades que manejen recursos públicos,
sean de orden nacional o territorial, sin excepción, en
virtud del Artículo 209 de la Constitución Nacional,
no importa si las contrataciones se realizan en el marco
de la Ley 80 o del derecho privado, pues por el
hecho de manejar recursos públicos, tienen la obligación
de publicar la información sobre el manejo que
hacen de los dineros de los ciudadanos.
El objetivo de este Portal es la transparencia y eficiencia
que las entidades deben mostrar cuando se utilizan
los recursos públicos más que el cumplimiento
de una ley específica.
Una de las fortalezas estratégicas de este portal es
que las entidades que manejan recursos públicos no
requieren adquirir software alguno para publicar sus
contrataciones, dando cumplimiento así al Decreto
2170 y a la directiva presidencial No. 12. Para publicar
en el Portal Único de Contratación y cumplir así Software relacionado con la Contratación Administrativa con las normas vigentes no requieren ninguna inversión.
El decreto 2170 no obliga a publicar información adicional
en Internet a las entidades que no cuentan con
la infraestructura tecnológica adecuada. El Gobierno
Nacional les ofrece desde junio de 2003 una solución
completa para todas.
El Portal Único de Contratación es actualizado directamente
por las entidades que manejan recursos públicos.
De este modo informan a la comunidad sobre
sus respectivos procesos de contratación.
¿Cómo ingresa una entidad información sobre
contrataciones al Portal?
En la pestaña “Uso Oficial” hay un instructivo con
todas las indicaciones necesarias para que las entidades
que manejan recursos públicos puedan ingresar
y modificar información.
Para ingresar la información el acceso es restringido,
es decir, sólo para las entidades públicas. Sin embargo
para consultar la información el acceso es para
todo el mundo. Todos pueden consultar la información,
mediante un servicio de consulta personalizada,
que permitirá que cada uno organice la información
como la desee.
También hay un servicio de información personalizada
para que cada quién reciba en su e-mail los datos
de su interés. Para ello es necesario un registro gratuito,
señalando las preferencias personales.
Tipos de Consulta
Se pueden hacer consultas por: objeto, entidad contratante,
monto, fechas importantes de proceso licitatorio
y departamento o distrito donde se ejecutará
predominantemente el contrato. El Portal tiene el
enlace directo al sitio Web de la entidad respectiva en
dónde están publicados además los prepliegos y los
pliegos de condiciones.
EN COLOMBIA
El Portal Único de Contratación es un sitio Web que
busca concentrar la información al respecto en todo
el sector público, ofreciendo los datos básicos de todas
las licitaciones de las entidades del estado. Mediante
enlaces internos permite también llegar a los
portales de cada entidad para conocer los detalles de
los procesos.
Al ingresar a la página www.contratos.gov.co, miles
de usuarios podrán conocer datos básicos de los procesos
de contratación y, a través de los enlaces internos,
podrán acceder a los portales de cada entidad
para conocer todos los detalles de su búsqueda.
El objeto es proporcionar información a los siguientes
usuarios:
* Al ciudadano común, para ver lo que está
pasando con la contratación pública y evitar la corrupción.
* Al Gobierno, para vigilar sus propios procesos
de contratación, mejorar sus servicios, rendir cuentas
sobre sus acciones y reducir los costos de la contratación.
* A los proveedores, porque tienen igualdad
de oportunidades para que empresas grandes, medianas
o pequeñas de diferentes partes del país puedan
competir por contratar con el Estado, porque
reciben la información que necesitan y disminuyen
sus costos para venderle al gobierno.
El Portal Único de Contratación contempla 9 fases de
desarrollo.
Las cuatro primeras fases están relacionadas con Licitaciones.
La primera, permite ver las licitaciones previstas,
convocadas y adjudicadas. También permite
hacer preguntas y formular opiniones y denuncias.
Las cinco fases restantes están relacionadas con gestión
de contratos y contratación directa, que se pondrán
en funcionamiento entre los años 2003 y 2004.
Entidades deben publicar sus procesos
de contratación en el Portal Único
de Contratación
Todas las entidades que manejen recursos públicos,
sean de orden nacional o territorial, sin excepción, en
virtud del Artículo 209 de la Constitución Nacional,
no importa si las contrataciones se realizan en el marco
de la Ley 80 o del derecho privado, pues por el
hecho de manejar recursos públicos, tienen la obligación
de publicar la información sobre el manejo que
hacen de los dineros de los ciudadanos.
El objetivo de este Portal es la transparencia y eficiencia
que las entidades deben mostrar cuando se utilizan
los recursos públicos más que el cumplimiento
de una ley específica.
Una de las fortalezas estratégicas de este portal es
que las entidades que manejan recursos públicos no
requieren adquirir software alguno para publicar sus
contrataciones, dando cumplimiento así al Decreto
2170 y a la directiva presidencial No. 12. Para publicar
en el Portal Único de Contratación y cumplir así Software relacionado con la Contratación Administrativa con las normas vigentes no requieren ninguna inversión.
El decreto 2170 no obliga a publicar información adicional
en Internet a las entidades que no cuentan con
la infraestructura tecnológica adecuada. El Gobierno
Nacional les ofrece desde junio de 2003 una solución
completa para todas.
El Portal Único de Contratación es actualizado directamente
por las entidades que manejan recursos públicos.
De este modo informan a la comunidad sobre
sus respectivos procesos de contratación.
¿Cómo ingresa una entidad información sobre
contrataciones al Portal?
En la pestaña “Uso Oficial” hay un instructivo con
todas las indicaciones necesarias para que las entidades
que manejan recursos públicos puedan ingresar
y modificar información.
Para ingresar la información el acceso es restringido,
es decir, sólo para las entidades públicas. Sin embargo
para consultar la información el acceso es para
todo el mundo. Todos pueden consultar la información,
mediante un servicio de consulta personalizada,
que permitirá que cada uno organice la información
como la desee.
También hay un servicio de información personalizada
para que cada quién reciba en su e-mail los datos
de su interés. Para ello es necesario un registro gratuito,
señalando las preferencias personales.
Tipos de Consulta
Se pueden hacer consultas por: objeto, entidad contratante,
monto, fechas importantes de proceso licitatorio
y departamento o distrito donde se ejecutará
predominantemente el contrato. El Portal tiene el
enlace directo al sitio Web de la entidad respectiva en
dónde están publicados además los prepliegos y los
pliegos de condiciones.
SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA LA VIGILANCIA
DE LA CONTRATACIÓN ESTATAL1
La Contraloría General de la República en el marco
del proyecto de Modernización, ha dispuesto que el
Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación
Estatal - SICE, sea uno de los cinco proyectos
a construir con el apoyo del Banco Interamericano
de Desarrollo, en la definición de proyectos de alto
impacto tanto organizacional como en la actividad
del control fiscal.
Específicos:
* Construir y mantener un sistema de información
que permita a la Contraloría General de la
República ejercer un control eficaz, oportuno y eficiente
sobre los procesos de contratación estatal.
* Construir progresivamente el Catálogo Único
de Bienes y Servicios.
* Desarrollar y mantener el sistema de software
aplicativo del SICE.
* Capacitar a todos los actores del Sistema
(funcionarios entidades estatales, proveedores, funcionarios
de los organismos de control, personal del
operador del Sistema, ciudadanía).
Elementos del SICE
El SICE se fundamenta en los siguientes elementos:
* Catálogo Único de Bienes y Servicios –
CUBS
Es la enumeración de los bienes y servicios clasificados,
estandarizados y codificados que corresponden
al universo de productos que pueden adquirir las entidades
públicas.
* Registro Único de Precios de Referencia
– RUPR
Es una base de datos en la cual los proveedores que
deseen contratar con el Estado, deben registrar los
precios de los bienes y servicios que ofrecen, como
requisito para participar en los procesos contractuales.
* Central de Precios
Es una base de Datos que consolida los precios de
referencia, a que hace mención el Registro Único de
Precios de Referencia -RUPR-, de los bienes y servicios
ofrecidos por los proveedores, debidamente identificados
con su NIT, a las entidades del Estado.
54
3 Software relacionado con la Contratación Administrativa
* Central de Información para la Contratación
Estatal – CICE
Es el elemento del Sistema encargado de recibir, consolidar
y procesar toda la información pertinente a la
contratación, realizando en forma automática, en línea
y en tiempo real, todas las verificaciones que resulten
de los procesos de contratación pública, en
especial, la verificación de los precios de los bienes y
servicios. Informa a las entidades públicas y a los particulares
sobre el registro de los planes de compra,
precios indicativos y contratos celebrados por el Estado.
De igual forma coordina el mantenimiento y
actualización del CUBS, y almacena la información
básica tanto de las entidades públicas como de los
proveedores.
Adicionalmente, el SICE comprende cuatro subsistemas
en los que se integra: (i) información de los planes
de las compras del Estado; (ii) información de los
precios de referencia de los bienes y servicios ofrecidos
a las entidades públicas; (iii) el sistema de vigilancia
propiamente dicho a través de la activación de las
alarmas; y (iv) la disponibilidad de toda la información
de la contratación estatal para análisis e informes.
Todos los subsistemas utilizan un solo lenguaje de
comunicación llamado el Catálogo Único de Bienes y
Servicios -CUBS-, que permite mantener mediante
una identificación única cada uno de los elementos
ofrecidos y adquiridos en los procesos de oferta y
demanda del Estado.
A continuación se presenta una descripción resumida
de los subsistemas:
* Subsistema de la Demanda
Está compuesto por el conjunto de bienes y servicios
que requiere el Estado, debidamente clasificados de
acuerdo a los códigos del Catálogo Único de Bienes y
Servicios -CUBS-. La información se obtiene hoy del
Sistema Integrado de Información Financiera -SIIF-,
manejado por el Ministerio de Hacienda y Crédito
Público, de los planes de compra y de los presupuestos
públicos. Este Subsistema provee la información
relacionada con las entidades que compran, los elementos
requeridos, las fechas de las adquisiciones y
los procesos a través de los cuales se compran los
bienes y servicios. En consecuencia, el subsistema de
la Demanda ofrece respuestas a los siguientes interrogantes:
¿Quién compra? ¿Cuándo compra? ¿A través
de qué proceso compra? ¿Qué condiciones establecen
las entidades para comprar? Y ¿Cuál es
presupuesto solicitado?
* Subsistema de la Oferta
Es el registro de los precios de referencia de los bienes
y servicios ofrecidos a las entidades públicas, realizado
en la Central de Precios. A través de este Subsistema
se proveerá información relacionada con las
personas naturales o jurídicas que estén en disposición
de venderle al Estado, los elementos ofrecidos al
mismo, los precios de referencia de cada uno de ellos
y los sitios en los cuales se ofertan los bienes y servicios.
Este subsistema da respuesta a los siguientes
interrogantes: ¿Quién vende? ¿Qué vende? ¿A qué
precio oferta? ¿En dónde oferta? Con el registro de
precios de referencia se incorpora un elemento fundamental
en la información sobre los precios de mercado
que el funcionario encargado de la ordenación
del gasto en las entidades públicas debe consultar a
la hora de hacer las compras del Estado.
PRINCIPALES APLICATIVOS DEL SOFTWARE
Los dos principales aplicativos de software utilizados en el sector público
en Colombia para la gestión de proyectos son el BPIN y el SSEPPI.
en Colombia para la gestión de proyectos son el BPIN y el SSEPPI.
El primero es utilizado por las instituciones del orden nacional, mientras
que el segundo es utilizado principalmente por los departamentos y municipios.
EL Sistema de Seguimiento y Evaluación de Proyectos de Inversión Pública
SSEPI es una herramienta de gestión que podemos clasificar dentro
de los sistemas de apoyo a la toma de decisiones, presentados en el
módulo de Informática 2. En este curso, simplemente se pretende brindar
los elementos que permitan al estudiante valorar la importancia de
dicho software, lograr un manejo básico del mismo y apoyarse en dicha
herramienta para abordar el módulo de proyectos de desarrollo.
SOFTWARE PARA LA GESTION DE PROYECTOS
que el segundo es utilizado principalmente por los departamentos y municipios.
EL Sistema de Seguimiento y Evaluación de Proyectos de Inversión Pública
SSEPI es una herramienta de gestión que podemos clasificar dentro
de los sistemas de apoyo a la toma de decisiones, presentados en el
módulo de Informática 2. En este curso, simplemente se pretende brindar
los elementos que permitan al estudiante valorar la importancia de
dicho software, lograr un manejo básico del mismo y apoyarse en dicha
herramienta para abordar el módulo de proyectos de desarrollo.
SOFTWARE PARA LA GESTION DE PROYECTOS
Si bien se ha escogido para este módulo el Sistema
de Seguimiento y Evaluación de Proyectos de Inversión
Pública SSEPI, existen otros aplicativos de software
usados en el sector público, algunos han sido
diseñados específicamente para un municipio, localidad
o entidad (caso Ciudad Bolívar en el Distrito Capital)
ya sea en razón a las especificidades de dicha
organización o debido a los múltiples esfuerzos no
articulados que se suelen presentar en el sector público.
Otra razón es por que el SSEPI resulta ser muy
exigente para el ingreso de la información, pues obliga
al usuario a conocer la metodología de formulación,
ejecución, seguimiento y evaluación direccionada
por el Departamento Nacional de Planeación
DNP para el sector público colombiano. Esa finalidad
pedagógica y de orden es desestimada por algunos,
que deciden abordar otras formas de trabajo.
Otro software utilizado en las entidades del orden
nacional es el BPIN, el cual es mas antiguo que el
SSEPI y corre sobre plataforma D.O.S., por lo que
resulta ser poco amigable al usuario. El DNP debió
haber proyectado el SSEPI de tal forma que reemplazara
totalmente al BPIN a fin de ahorrar esfuerzos,
unificar el soporte y la información en general.
El Project también se usa pero parcialmente, es decir
sólo para elaboración de cronogramas en forma de
diagrama de Gant, pero se desaprovechan los demás
recursos del aplicativo. La razón, a menudo es el desconocimiento
del manejo del programa y su costo.
Sistema de Seguimiento y Evaluación
de Proyectos de Inversión Pública
SSEPI
de Seguimiento y Evaluación de Proyectos de Inversión
Pública SSEPI, existen otros aplicativos de software
usados en el sector público, algunos han sido
diseñados específicamente para un municipio, localidad
o entidad (caso Ciudad Bolívar en el Distrito Capital)
ya sea en razón a las especificidades de dicha
organización o debido a los múltiples esfuerzos no
articulados que se suelen presentar en el sector público.
Otra razón es por que el SSEPI resulta ser muy
exigente para el ingreso de la información, pues obliga
al usuario a conocer la metodología de formulación,
ejecución, seguimiento y evaluación direccionada
por el Departamento Nacional de Planeación
DNP para el sector público colombiano. Esa finalidad
pedagógica y de orden es desestimada por algunos,
que deciden abordar otras formas de trabajo.
Otro software utilizado en las entidades del orden
nacional es el BPIN, el cual es mas antiguo que el
SSEPI y corre sobre plataforma D.O.S., por lo que
resulta ser poco amigable al usuario. El DNP debió
haber proyectado el SSEPI de tal forma que reemplazara
totalmente al BPIN a fin de ahorrar esfuerzos,
unificar el soporte y la información en general.
El Project también se usa pero parcialmente, es decir
sólo para elaboración de cronogramas en forma de
diagrama de Gant, pero se desaprovechan los demás
recursos del aplicativo. La razón, a menudo es el desconocimiento
del manejo del programa y su costo.
Sistema de Seguimiento y Evaluación
de Proyectos de Inversión Pública
SSEPI
¿Que es el SSEPI?
El Sistema de Seguimiento y Evaluación de Proyectos
de Inversión Pública es un aplicativo de base de datos
como apoyo a la toma de decisiones en materia de
gestión de proyectos, por parte de los bancos de proyectos,
municipales, departamentales y el nacional.
La labor en la que más se ha centrado el aplicativo en
la de registro de proyectos, los cuales deben estar
organizados de acuerdo con la metodología BPIN con
su respectiva ficha de Estadísticas Básicas de Inversión
EBI.
de Inversión Pública es un aplicativo de base de datos
como apoyo a la toma de decisiones en materia de
gestión de proyectos, por parte de los bancos de proyectos,
municipales, departamentales y el nacional.
La labor en la que más se ha centrado el aplicativo en
la de registro de proyectos, los cuales deben estar
organizados de acuerdo con la metodología BPIN con
su respectiva ficha de Estadísticas Básicas de Inversión
EBI.
Las interfaces de usuario están organizadas en tres
subsistemas:
1) Programación y seguimiento que se divide a
su vez en componentes de acuerdo con las etapas
del ciclo del proyecto. En este subsistema se desarrolla
la actividad básica del aplicativo, sin embargo depende
de la adecuada alimentación de los clasificadores
y de la integración con las otras instancias usando
la transferencia de la información.
2) Clasificadores que captura la información
referente a planes, programas, subprogramas de los
planes de desarrollo, programas y subprogramas de
entidades cofinanciadoras, topologías de proyecto, de
contratación, indicadores, productos, actividades,
entidades metodologías y unidades de medida. Banco
de costos con tipos de insumos de los proyectos,
costos por zona y proveedor.
Transferencia de información, que permite exportar
e importar información entre las distintas instancias
responsables de cada etapa del proyecto.
¿Cómo se adquiere el SSEPI?
“El Sistema de Seguimiento y Evaluación de Proyectos de
Inversión Pública, SSEPI se diseñó con el ánimo de facilitar
las labores relacionadas con la programación y la gestión de
la inversión en las entidades territoriales. Dichos usuarios
se benefician no solo del apoyo que el sistema presta en la
agilización de sus labores, sino de lo que éste produce como
insumo para la toma de decisiones.
subsistemas:
1) Programación y seguimiento que se divide a
su vez en componentes de acuerdo con las etapas
del ciclo del proyecto. En este subsistema se desarrolla
la actividad básica del aplicativo, sin embargo depende
de la adecuada alimentación de los clasificadores
y de la integración con las otras instancias usando
la transferencia de la información.
2) Clasificadores que captura la información
referente a planes, programas, subprogramas de los
planes de desarrollo, programas y subprogramas de
entidades cofinanciadoras, topologías de proyecto, de
contratación, indicadores, productos, actividades,
entidades metodologías y unidades de medida. Banco
de costos con tipos de insumos de los proyectos,
costos por zona y proveedor.
Transferencia de información, que permite exportar
e importar información entre las distintas instancias
responsables de cada etapa del proyecto.
¿Cómo se adquiere el SSEPI?
“El Sistema de Seguimiento y Evaluación de Proyectos de
Inversión Pública, SSEPI se diseñó con el ánimo de facilitar
las labores relacionadas con la programación y la gestión de
la inversión en las entidades territoriales. Dichos usuarios
se benefician no solo del apoyo que el sistema presta en la
agilización de sus labores, sino de lo que éste produce como
insumo para la toma de decisiones.
El sistema de información está dirigido en primer lugar
a los funcionarios de los Bancos de programas y
proyectos de las Oficinas de Planeación en los departamentos,
municipios y distritos y de las secretarías
sectoriales. De igual manera ha sido demandado por
entidades del orden nacional y por otros países, con
el fin de contar con una herramienta informática que
permite efectuar seguimiento a proyectos.
Para el caso de los Municipios, estos deben solicitar
el Ssepi a sus departamentos respectivos, los cuales
recibieron el aplicativo en su última versión 4.0 en
enero del año 2001 junto con los manuales correspondientes,
con el fin de que ellos mismos lo distribuyeran
a los Municipios de su jurisdicción, previa
capacitación para su manejo en las alcaldías.
a los funcionarios de los Bancos de programas y
proyectos de las Oficinas de Planeación en los departamentos,
municipios y distritos y de las secretarías
sectoriales. De igual manera ha sido demandado por
entidades del orden nacional y por otros países, con
el fin de contar con una herramienta informática que
permite efectuar seguimiento a proyectos.
Para el caso de los Municipios, estos deben solicitar
el Ssepi a sus departamentos respectivos, los cuales
recibieron el aplicativo en su última versión 4.0 en
enero del año 2001 junto con los manuales correspondientes,
con el fin de que ellos mismos lo distribuyeran
a los Municipios de su jurisdicción, previa
capacitación para su manejo en las alcaldías.
SOFTWARE PARA GESTION DE PROYECTOS EN COLOMBIA
La estructura de cada unidad del módulo corresponde
a una breve introducción, objetivos, plan de contenido
y una estrategia metodológica propuesta. Luego
se presentan lectura y desarrollo de ejercicios de práctica
exploración, y finalizan con unas actividades para
el grupo colaborativo y para el estudiante en forma
individual.
a una breve introducción, objetivos, plan de contenido
y una estrategia metodológica propuesta. Luego
se presentan lectura y desarrollo de ejercicios de práctica
exploración, y finalizan con unas actividades para
el grupo colaborativo y para el estudiante en forma
individual.
Las preguntas y ejercicios de la evaluación tienen como
propósitos fundamentales, la práctica y reforzamiento
de la temática presentada en la unidad, por eso se
incluyen preguntas de verificación de la comprensión
de las lecturas, ejercicios con análisis de casos que
permiten la aplicación de la temática a situaciones específicas,
ejercicios de práctica en el computador que
apuntan al reforzamiento y desarrollo de habilidades
específicas de la informática, permitiendo a la vez el
aprendizaje por descubrimiento (situación típica en
los ejercicios de informática). Otro propósito de la
evaluación es asegurar la lectura activa de los textos
complementarios.
Entre los textos complementarios se ha agregado la
guía del DNP para el entrenamiento con el software
12
1 Software para Gestión de Proyectos en Colombia
SSEPI, el cual se hizo necesario dado que el módulo
debía proporcionar al estudiante el mayor número de
herramientas posibles que requiera para su proceso
de estudio.
viernes, 4 de junio de 2010
ENFOQUE SISTEMICO
LANZAR UN CANDIDATO ENTRADA PROCESO SALIDA SUBSISTEMAS
otros partidos politicos
Perfil partido o movimiento Candidato electo otras propuestas politicas
candidato unico corupcion
Financiacion campaña equipo economico grupos armados ilegales
publicidad y marqueting narcotrafico
Recursos propios programa a ejecutar intereses economicos
filosofia grupos economicos
Inversion privada ideologia politica publicidad negra
teritorio a gobernar amenazas
Equipo politico transporte desconocimiento politico
logistica informacion deficiente
Imagen software realidad actual del pais
en comunicación intromicion estranjera
votos = escaños
conocimiento de problemas
equipo de apoyo
plataforma de gobierno
informacion prosesada
campaña dia de elecciones
equipo ideologico
electorado
infraestructura electoral
LANZAR UNA EMPRESA ENTRADA PROCESO SALIDA
capital privado exhibición ventas
socios promoción
compradores mantenimiento
servicio técnico
ofertas
productos
mercadeo
servicios
surtir
aseo
empaque
almacenamiento
clasificación
contabilidad
CAJERO ELECTRÓNICO ENTRADA PROCESO SALIDA
plata del banco personal dinero
carro valores computador recibo
selección de billetes aviso
mantenimiento equipo
sistema electrico
vigilante
Perfil partido o movimiento Candidato electo otras propuestas politicas
candidato unico corupcion
Financiacion campaña equipo economico grupos armados ilegales
publicidad y marqueting narcotrafico
Recursos propios programa a ejecutar intereses economicos
filosofia grupos economicos
Inversion privada ideologia politica publicidad negra
teritorio a gobernar amenazas
Equipo politico transporte desconocimiento politico
logistica informacion deficiente
Imagen software realidad actual del pais
en comunicación intromicion estranjera
votos = escaños
conocimiento de problemas
equipo de apoyo
plataforma de gobierno
informacion prosesada
campaña dia de elecciones
equipo ideologico
electorado
infraestructura electoral
LANZAR UNA EMPRESA ENTRADA PROCESO SALIDA
capital privado exhibición ventas
socios promoción
compradores mantenimiento
servicio técnico
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surtir
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almacenamiento
clasificación
contabilidad
CAJERO ELECTRÓNICO ENTRADA PROCESO SALIDA
plata del banco personal dinero
carro valores computador recibo
selección de billetes aviso
mantenimiento equipo
sistema electrico
vigilante
MANUAL OPEN-PROJ
Este manual pretende mostrar las funcionalidades principales de Openproj, con el fin de ser un apoyo en la ejecución de un proyecto, además de servir como base para el conocimiento de Openproj. Dado que las funcionalidades de Openproj son un poco extensas, se presentan los aspectos generales para la creación de un proyecto por lo que se espera mejorar este manual a través de sugerencias de los usuarios. Las imágenes que se presentan en este manual son tomadas de dos proyectos, uno de los cuales es desarrollado por los autores llamado “Creación de un club de ciencia” (tomado en sus fundamentos de internet) y el otro es un proyecto del IDU.
OpenProj requiere de una versión 1.5 de java como mínimo; aunque se prefiere la versión 1.6. Podemos observar que versión tenemos en nuestra PC en la siguiente página:
http://www.java.com/en/download/help/testvm.xml
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Esta obra esta bajo una licencia reconocimiento-no comercial 2.5 Colombia de creativecommons. Para ver una copia de esta licencia, visite http://creativecommons.org/licenses/by/2.5/co/ o envié una carta a creative commons, 171second street, suite 30 San Francisco, California 94105, USA OPENPROJ
Autores: JORGE LEONARDO LEMUS JENNIFFER NAVAS MUÑOZ Director Unidad Informática: Henry Martínez Sarmiento Tutor Investigación: Henry Martínez Sarmiento Coordinadores: Álvaro Schneider Guevara Juan Felipe Reyes Rodríguez Coordinador Servicios Web: Miguel Ibañez Analista de Infraestructura y Comunicaciones: Alejandro Bolivar Analista de Sistemas de Información: Mesias Anacona Obando UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS UNIDAD DE INFORMÁTICA Y COMUNICACIONES BOGOTÁ D.C. JUNIO 2009
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MANUAL openproj Director Unidad Informática: Henry Martínez Sarmiento Tutor Este trabajo es resultado del esfuerzo de todo el equipo perteneciente a la Unidad de Informática. Se prohíbe la reproducción parcial o total de este documento, por cualquier tipo de método fotomecánico y/o electrónico, sin previa autorización de la Universidad Nacional de Colombia. UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS UNIDAD DE INFORMÁTICA Y COMUNICACIONES BOGOTÁ D.C.
JUNIO 2009
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1. PRESENTACIÓN DEL MANUAL
Este manual pretende mostrar las funcionalidades principales de Openproj, con el fin de ser un apoyo en la ejecución de un proyecto, además de servir como base para el conocimiento de Openproj. Dado que las funcionalidades de Openproj son un poco extensas, se presentan los aspectos generales para la creación de un proyecto por lo que se espera mejorar este manual a través de sugerencias de los usuarios. Las imágenes que se presentan en este manual son tomadas de dos proyectos, uno de los cuales es desarrollado por los autores llamado “Creación de un club de ciencia” (tomado en sus fundamentos de internet) y el otro es un proyecto del IDU. 2. INSTALACION DEL PROGRAMA
2.1. REQUERIMIENTOS DE HARDWARE Y SOFTWARE
OpenProj requiere de una versión 1.5 de java como mínimo; aunque se prefiere la versión 1.6. Podemos observar que versión tenemos en nuestra PC en la siguiente página:
http://www.java.com/en/download/help/testvm.xml En caso que no tengamos ninguna versión la podemos adquirir en:
http://www.java.com/en/download/index.jsp En caso de tener otro sistema operativo como lo es Mac la versión de java 1.5 ya es preinstalada.
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2.2. INSTALACIÓN DEL SOFTWARE
1) Se debe descargar el archivo ejecutable de OpenProj de la página http://openproj.org/ o en http://sourceforge.net/project/showfiles.php?group_id=199315 en esta ultima se encuentran las versiones para los diferentes sistemas operativos (Linux, Mac) ; hacemos doble clic sobre este:
2) Emergerá una ventana en la cual se pregunta si se desea instalar OpenProj en nuestra computadora le damos clic en Next
3) Una vez emergida la nueva ventana esta nos cuestiona en donde deseamos ubicar la carpeta OpenProj por defecto dejamos la ofrecida por esta.
Clic en NEXT
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4) Ahora nos pregunta si deseamos instalar hacer clic en Next, si deseamos realizar algún cambio clic en Back y si no estamos seguros de instalar el programa clic en Cancel; para este caso le daremos clic en Install
5) Saldrá una ventana exponiendo el progreso de la instalación
Carpeta ofrecida
Clic en INSTALLÑL
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6) Finalmente para la instalación del programa nos pregunta si deseamos un acceso directo en nuestro escritorio y si deseamos leer un archivo el cual contiene un soporte especial el cual nos informa cuales son los requerimientos del sistema para el correcto funcionamiento de OpenProj, damos clic en Finish.
Clic en FINISH
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7) La ventana de requerimientos para el programa aparece y como mencionamos anteriormente comenta lo que necesita la Pc para su funcionamiento; al igual en el escritorio aparecerá un acceso directo para acceder al programa.
8) De esta forma instalamos OpenProj en caso que nuestro computador no contenga todos los programas requeridos para el normal funcionamiento pueden emerger ventanas como esta que nos avisa que existe un conflicto
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En donde nos comenta que falta la versión de Java y que esta la podemos conseguir en http://www.java.com
2.3. ACCESO AL PROGRAMA
Una forma de acceder al sistema es
1) Existen tres posibilidades para abrir el programa:
a. Hacer doble clic en el acceso directo
b. Podemos optar por ingresar a inicio todos los programas OpenProj OpenProj
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c) por ultimo tenemos la posibilidad de acceder al programa a través del menú ejecutar es decir la combinación de teclas “Windows + R” y digitar OpenProj1.4.0
Después de esto se debe abrir el aplicativo. Si el aplicativo no abre, probablemente es porque no se tiene el acceso directo en el disco duro. Para esto se debe copiar el acceso directo de OpenProj en la carpeta del WINDOWS en el disco duro, con el nombre OPENPROJ1.4.0. De esta manera ya se puede ejecutar el aplicativo sin problemas.
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3. PANTALLA INICIAL
3.1. ICONOS
ICONO
ATAJO
FUNCION
Ctrl + N
Nuevo Proyecto: Al hacer clic genera un nuevo plan de trabajo.
Barra de título
Barra de menú
Barra de herramientas
Tabla de Gantt
Diagrama de Gantt
Vistas de Openproj
Vistas de Openproj
Escala temporal
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Ctrl + O
Abrir… : Al hacer clic genera una nueva ventana para desplegar un proyecto ya hecho
Ctrl + S
Guardar: Al finalizar almacena los cambios efectuados
Ctrl + P
Imprimir…: Se encarga de materializar el trabajo realizado.
Impresión vista preliminar: Ilustra el trabajo realizado simulando una hoja en la pantalla.
Ctrl + X
Cortar: Permite almacenar información y trasladarla a otra ubicación
Ctrl + C
Copiar: Deja trasladar la información a una nueva ubicación sin reubicarla de su lugar original
Ctrl + V
Pegar: Ubica en un nuevo lugar la información almacenada con la herramienta cortar
Ctrl + F
Encontrar: Localiza una palabra al interior del proyecto.
Ctrl + Z
Deshacer: Retrocede a un paso la ultima acción efectuada quedando en la situación original
Ctrl + Y
Rehacer: Una vez utilizado la herramienta Deshacer y estar
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ubicado en la situación original podemos restaurar lo deshecho
Manteniendo ALT oprimido + E + L
Enlace: Vincula o agrupa una serie de tareas
Manteniendo ALT oprimido + E + N
Sin Enlace: Desvincula o disocia un grupo de tareas
Manteniendo ALT oprimido + P +I
Información de Tareas: Al hacer clic nos comunica los datos mas relevantes de la tarea o recurso como los son predecesores, Avances, Notas entre otros
Manteniendo ALT oprimido + P +N
Notas: Emerge la ventana de información de tareas en la pestaña Notas, se aplica para recordar alguna eventualidad.
ALT + F10
Asignación de Recursos: Determina los diferentes ingredientes que tiene el proyecto.
Manteniendo ALT oprimido + T +H
Cambia horario de trabajo: Altera el tiempo de duración de una tarea
Manteniendo ALT oprimido + V+I
Acercamiento: Dependiendo el diagrama en que nos encontremos podemos aumentar el Zoom de la
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pantalla
Manteniendo ALT oprimido + V +O
Alejamiento: : Dependiendo el diagrama en que nos encontremos podemos disminuir el Zoom de la pantalla
Desplazamiento de tarea:
Sin Sangría: Elimina la relevancia de una tarea a nivel de proyecto
Sangría: al elegir esta opción automáticamente la tarea antecesora se transforma en una tarea de mayor relevancia al nivel del proyecto.
Manteniendo ALT oprimido + V +G
Diagrama de Gantt: Permite visualizar la actividad, recurso y duración de la actividad en el proyecto.
Manteniendo ALT oprimido + V +E
Diagrama de Red: (PERT) Muestra las dependencias entre tareas, mediante un diagrama de actividades.
Manteniendo ALT oprimido + V +R
Recursos: Muestra una hoja de calculo donde nos indica que recursos están disponibles para el proyecto
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Manteniendo ALT oprimido + V +W
WBS: Nos ofrece un grafico con la jerarquía de las tareas
Manteniendo ALT oprimido + V +B
RBS(Resource Breakdown Structure): Muestra los recursos en un árbol jerárquico
Informes: Permite ver datos compilados del proyecto adecuados para la impresión
Detalle Uso de tarea: muestra información sobre las asignaciones para cada tarea.
Uso de Recursos: Detalla el uso delos recursos, muestra información acerca de sus tareas.
Manteniendo ALT oprimido + V +H
Histograma: Provee información grafica acerca de la asignación de recursos
Manteniendo ALT oprimido + V +C
Graficos: Tiene un manejo y función muy similar al histograma
Uso de Tareas: muestra información sobre las asignaciones para cada tarea.
Uso de Recursos: Detalla el uso delos recursos, muestra información
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acerca de sus tareas.
4. CREACIÓN DEL PROYECTO
Lo primero que debe hacerse para la creación de un proyecto es la creación de un archivo, lo cual se explica a continuación.
4.1. CREAR UN ARCHIVO En la ventana emergente haga clic en la opción Crear Proyecto
En el cuadro de diálogo que aparece en el centro de la pantalla hay que diligenciar Nombre Proyecto, Administrador, Fecha De Inicio y como opcional algunas Notas.
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El proyecto puede ser de Planificación adelantada según sea el caso se, la diferencia radica en que el recuadro trasmite la Fecha Inicio o la Fecha Término.
Una Vez almacenada esta información: Haga clic en Proyecto-Información Proyecto
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En el cuadro de dialogo aparecerá la información almacenada anteriormente mas otras opciones almacenadas en tres pestañas
o En la primera pestaña General encontraremos información como:
Prioridad Por defecto se encuentra el numero 500, pero uno puede escoger entre un numero de 0 hasta 1000 que representa la relevancia del proyecto frente a otros.
Tipo de Proyecto Existen 8 diferentes tipo de proyectos (dependiendo al caso que nos estamos refiriendo elegimos el que mas convenga) Servicios profesionales Desarrollo de Producto Evento Planificado Campaña de Marketing Campaña de Ventas Soporte Técnico I.T. Otros
Información del proyecto
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Valor Presente Neto Representa el flujo de caja del proyecto traído a valor presente
Riesgo Incorpora a través de un numero positivo o negativo el peligro de realización del proyecto (no se puede almacenar caracteres como letras o porcentajes)
Fecha actual Esta pestaña es opcional en la cual podemos almacenar una dato y una hora para observar el estado del proyecto respecto a la fecha estado
Fecha Estado Es dato que almacena el avance efectivo del proyecto
Calendario Base Definen los días de trabajo y de receso del respectivo proyecto que se puede elegir entre: Estándar 24 Horas Cambio Nocturno
Estado del Proyecto Define la situación en la que se encuentra el proyecto la cual puede ser Planificación Pendiente de aprobación Activo Completado Cancelado En-espera
Tipo de Gasto Ejempla la categoría del gasto entre: Capitaliza Gasto Costo de Partida
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Indirecto Directo
Grupo y División Hacen referencia a una parte de la organización (ej Grupo Comercial, División Alimentos) la cual esta llevando a cabo el proyecto
Beneficio Se encuentra entre el intervalo de 0 a 10 y representa la utilidad de la ejecución del proyecto
En la pestaña Estadísticas encontraremos datos como Fecha de Inicio, Fecha tentativa de termino, Duración, Duración actual, Duración remanente, Trabajo, Trabajo actual, Trabajo remanente, Costo, Costo actual, Costo remanente; en esencia estos cuatro ítems solo plasman el inicio lo actual y lo que hace falta para terminar el proyecto.
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Por ultimo tenemos la pestaña Notas las cuales albergan los datos que se desee
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4.2. DEFINIR EL CALENDARIO DEL PROYECTO
OpenProj por defecto contiene tres calendarios Bases, son plantillas que pueden ser modificadas a las necesidades del proyecto. Estándar: Este calendario contempla los días laborales de lunes a viernes de 8:00 AM a 5:00 PM; con una hora de almuerzo que viene percibida de 12:00 PM a 1:00 PM. 24 Horas: Como su nombre lo indica este calendario trabaja las 24 horas del día los 7 días de la semana. Cambio Nocturno: Este es un turno que comprende de lunes a sábado empezando desde las 11PM hasta las 3:00 AM un descanso de una hora para comenzar de nuevo a las 4:00 AM y terminar finalmente a las 8:00 AM.
Para cambiar o establecer un calendario laboral se debe: Dar clic en el menú HERRAMIENTAS, opción: Cambiar horario de trabajo.
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Aparece la siguiente ventana:
4.2.1. Modificar un calendario laboral
Para modificar un calendario laboral basado en uno de los 3 calendarios predeterminados se deben seguir los siguientes pasos: En el menú herramientas dar clic en Cambia horario de Trabajo
Luego aparece la siguiente ventana en la cual se deben hacer los cambios pertinentes para adecuar el calendario a las necesidades del
Tipo de calendario
Zona horaria
Calendario
Ubicarse en fecha actual
Avanzar fechas
Retroceder fecha
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proyecto:
Para que se activen las opciones: Use valor por defecto, no hay tiempo de trabajo, o no hay tiempo definido, se debe seleccionar en la zona de calendario algún día o fecha e inmediatamente se activarán dichas opciones. Por ejemplo, si el proyecto requiere que se trabajen todos los días, a excepción de los domingos y se toma como base el calendario estándar, se deben seleccionar todos los domingos y activar la opción No hay tiempo de trabajo, además este calendario trae por defecto los días sábados como períodos no laborales, por lo que se deben habilitar los sábados como día laboral. Para definir un día como laborable, en este caso los sábados se debe seleccionar la columna de sábados en algún mes, y activar la opción No hay tiempo definido.
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Para el caso, este calendario ya trae los días domingos definidos como períodos no laborables (aparecen sombreados). Si se tomara como base el calendario de 24 horas, se deben deshabilitar los domingos como días laborales, seleccionando la columna domingo, y la opción no hay tiempo de trabajo:
Columna de sábados
No hay tiempo definido
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Como se puede ver, al activar esta opción los días domingos aparecen sombreados lo cual indica, que no son días laborales. En general, para realizar cualquier modificación de cualquier tipo de calendario predeterminado, es importante tener en cuenta los períodos laborales y no laborales del proyecto, ya que esto permite definir las opciones que se requieren.
4.2.2. Asignación de horario laboral al calendario
Para programar las horas laborales de un proyecto, es necesario tener en cuenta que cada uno de los calendarios predeterminados, ya cuentan con una franja horaria laboral por defecto la cual es definida como: 8:00-12:00 y 13:00-17:00, para los 3 tipos de calendarios. Se puede ver la jornada en la zona horaria.
No hay tiempo de trabajo
Columna de domingos
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Para modificar las horas laborales, se seleccionan los días que se desean cambiar, y en la zona horaria, se escribe el intervalo de tiempo que se desea.
4.2.3. Crear un calendario nuevo
Para crear un nuevo calendario, se puede tomar como base uno de los calendarios predeterminados, de tal manera que se pueda establecer una copia de uno de estos, adaptado a las necesidades del proyecto, o se puede crear un calendario sin base en ninguno determinado, donde directamente se realicen las adaptaciones necesarias para el proyecto. Los pasos para la creación de un nuevo calendario son: Ubicados en la ventana de cambio de horario de trabajo, se debe dar clic en la opción nuevo:
Zona horaria
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De allí emerge una ventana llamada nueva base de calendario, en donde se debe indicar si se crea una nueva base de calendario, o una copia de un calendario ya existente. Al seleccionar la opción deseada, se deben hacer las adaptaciones respectivas del proyecto como se mencionó anteriormente, como programación de horarios, días no laborales, domingos, festivos, entre otros.
Opción Nuevo
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4.3. CREACIÓN DE TAREAS
Para realizar el proceso de creación de tareas, es importante tener en cuenta que este se puede hacer desde la vista Gantt (la que aparece al inicio por defecto), o desde la vista de tareas. Inicialmente se hará desde la vista Gantt.
4.3.1. Creación de tareas desde la vista Gantt
En la vista Gantt se encuentran 2 partes las cuales son la tabla Gantt que es donde se introducen los datos, (lado izquierdo) y el diagrama de Gantt, que es donde aparece el gráfico de las tareas con sus tiempos y relaciones (lado derecho). En la tabla Gantt, aparecen una serie de campos en los cuales debe introducirse la información acerca de las tareas. El primer campo es el de nombre, en el cual debe escribirse el nombre de las tareas (se toma como ejemplo la creación de un club de ciencia) de la siguiente manera:
Tabla Gantt
Diagrama de Gantt
Nombre de las tareas
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4.3.2. Duración de las tareas
El segundo campo que se puede ver en la tabla Gantt, es el de duración, en el cual se debe especificar el tiempo que va a tener cada una de las tareas. La duración de una tarea en Openproj puede estar dada en horas o días. Por otro lado, es importante tener en cuenta que si se requiere que una tarea sea realizada en períodos continuos no laborales, se escribe ed. Para asignar la duración de cada una de las tareas se debe tener en cuenta una serie de convenciones de cada una de los tiempos anteriormente mencionados, las cuales son:
CONVENCIÓN
TIEMPO DE DURACIÓN
H
Horas
D
Días
Ed
Día transcurrido
Para introducir la duración de las tareas, es necesario escribir en el campo duración, frente a cada tarea, el número que indique la medida temporal y la convención necesaria. Por ejemplo, si una tarea tiene como duración 3 meses, se debe escribir 60d. O si una tarea debe durar más de 1 día laboral en forma continua, se escribe 1ed.
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Si se requiere que una tarea tenga duración continua, en un período no laborable, se debe añadir al tiempo de duración ed. Se puede ver que a medida que se van introduciendo los tiempos de duración de cada una de las tareas, al lado derecho en el diagrama de Gantt, se van modificando las barras de acuerdo a la duración de la tarea. Con base en las duraciones establecidas, Openproj calcula las fechas de inicio tomando como referencia la fecha de inicio del proyecto, y las fechas de finalización, basándose en las duraciones establecidas para cada tarea. En este sentido, es importante tener en cuenta que existen tareas críticas y tareas no críticas, las cuales deben ser manejadas de acuerdo al proyecto.
Una tarea crítica es aquella que al variar su duración, afecta la duración del proyecto completo. Estas tareas pueden definirse con alguna convención particular, de tal manera que en el diagrama de Gantt
Campo duración de las tareas
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aparezca esta tarea de manera diferenciada, puede ser con otro color de barra. Una tarea no crítica es aquella que hasta cierto punto su duración puede variar sin que modifique la fecha de determinación del proyecto.
4.3.3. Creación de tareas desde vista uso de tareas
Para acceder a la vista uso de tareas existen dos formas. La primera de ellas es seleccionar desde el menú vista la opción detalle uso de tarea. Donde aparece la siguiente ventana:
La otra forma para acceder a la vista detalle uso de tareas, es dando clic en el icono tareas usadas:
Ubicados en esta vista, se procede a ingresar los nombres de las tareas en el campo nombre, seguido de su duración en el campo trabajo, y los campos siguientes aparecen automáticamente por los datos ingresados:
Campo nombre
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4.3.4. Tareas resumen y subtareas
En un proyecto se pueden asignar diferentes niveles de desagregación a cada una de las tareas, es decir, que una tarea puede contener otras tareas, y unas son subordinación de otras, de tal manera que la ejecución de una tarea, depende de las subtareas que tenga asociadas. Una tarea resumen se encuentra compuesta por subtareas. Esta recoge la duración, el costo y otro tipo de información de las tareas que subordina. Estas tareas pueden representar las diversas fases de un proyecto y al establecerlas como tal, aparecen en negrilla, y sus barras en el diagrama de Gantt, son diferentes que las de una tarea subordinada. Es importante tener en cuenta que para el establecimiento de dichas tareas resumen, se debe crear el esquema de un proyecto, es decir, determinar previamente sus fases, con las tareas asociadas a cada una de ellas, e ingresarlas en el proyecto, de tal manera que la tarea resumen se encuentre al inicio, y las subtareas se encuentren ubicadas debajo de esta.
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Para establecer las tareas resumen y subordinadas, se deben seleccionar la tarea resumen junto a sus subordinadas, dar clic derecho y elegir la opción indentar.
Otra forma de establecer la subordinación de las tareas es seleccionando la tarea resumen junto a las subtareas, y dando clic en el icono llamado sangría:
4.3.5. Vínculos entre tareas
Los vínculos entre las tareas indican la forma en que ellas están relacionadas, es decir, se definen las tareas que deben suceder a otras o precederlas. De esta manera, existen unas convenciones para el establecimiento de los vínculos de las tareas, las cuales deben escribirse en el campo predecesores antecedidos del número de la tarea que preceden.
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Fin a comienzo
FC
Se crea este vínculo cuando es necesario que una tarea termine para que empiece otra.
Comienzo a Fin
CF
Se crea cuando se necesita que una tarea comience cuando otra termine.
Comienzo a Comienzo
CC
Se crea cuando se necesita que dos tareas comiencen simultáneamente.
Fin Fin
FF
Se crea cuando se necesita que dos tareas terminen simultáneamente.
Los pasos para establecer los vínculos son: En el campo predecesores, escribir el número de la tarea que precede seguido de la convención señalada con anterioridad según sea el caso:
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Al hacer esto, vemos como el diagrama de Gantt adquiere nueva forma:
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4.4. RECURSOS
4.4.1. Asignación de recursos
Para asignar los diferentes recursos de un proyecto, es necesario que se primero se haga creación de ellos de la siguiente manera: Dar clic en la vista uso de recursos:
La vista uso de recursos sirve para realizar el ingreso de cada uno de los recursos con sus respectivas características:
Para la creación de los recursos basta con escribir el nombre del recurso en el campo nombre y en el campo trabajo, escribir la duración del trabajo asignado para tal recurso.
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Para determinar los costos existen 5 tablas de costos predeterminadas, A, B, C, D y E de las cuales se debe seleccionar una según el costo determinado para el recurso y según las necesidades del proyecto. Por defecto se dejará la A. Para crear las tablas de costos se debe dar doble clic en el campo Tabla Factores de costo, y emergerá la siguiente ventana, en donde deben hacerse las modificaciones respectivas para la información general del recurso, el costo, la disponibilidad, las tareas y las notas.
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Para la asignación de los recursos a cada una de las tareas se debe: Ubicados en la vista Diagrama de Gantt en el campo Nombres del recurso, se debe escribir el nombre del respectivo recurso. Si es más de un recurso, los nombres deben ser separados por comas.
Podemos ver como el diagrama de Gantt de nuevo se ha modificado, de tal manera que se puedan observar los recursos sobre las barras:
Campo nombre de recurso
Nombre de los recursos
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4.5. VISTAS
Openproj maneja una serie de vistas que le permiten crear una combinación de ventanas con diversos campos de acuerdo a las necesidades del proyecto. Las vistas permiten el ingreso de los datos, así como la visualización en mayor detalle de la información que contiene el proyecto. Openproj cuenta con las siguientes vistas: Vista DIAGRAMA DE GANTT
Un diagrama de Gantt es una hoja que contiene una jerarquía en la izquierda en donde se enumeran las tareas, y un diagrama de tiempo-escala en la derecha. Permite ver las tareas, tanto en su proyecto, su estructura y su ordenamiento en el tiempo. Esta vista se activa dando clic en el icono Gantt:
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O por medio del menú vista: Gantt.
Vista DIAGRAMA DE RED
Llamado también diagrama PERT, muestra las dependencias entre tareas usando un gráfico de actividades por nodos, para mostrar la red del proyecto. Esta vista se activa dando clic en el icono Red, o en el menú Vista: Red.
Icono RED
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Vista RECURSOS
Muestra una tabla que contiene los recursos utilizables para el proyecto. A diferencia de MS Project, Openproj cuenta con un campo adicional que es el de Dirección de Correo electrónico, lo cual es importante en la medida que se logre tener un control e información para la responsabilidad de cada uno de los recursos con respecto al cumplimiento de las tareas. Los campos que encontramos en esta lista son: Número de identificación del recurso Nombre RBS: nombre del cargo o jerarquía del recurso Tipo: Trabajo o Material Dirección de correo electrónico Etiqueta material Iniciales Grupo: Puede utilizarse para hacer agrupaciones (en la esquina superior izquierda del panel) Unidades máximas. Tasa estándar.
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Tasa sobretiempo Calendario base
Esta vista se activa dando clic en el icono uso de recursos, o en el menú vista: Detalle uso de recursos.
Vista WBS
Muestra una jerarquía de tareas del proyecto. Esta jerarquía se relaciona con la que se observa en el gráfico Gantt. Esta vista se activa dando clic en el icono WBS, o en el menú vista: WBS.
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Vista RBS
El gráfico RBS muestra sus recursos en un árbol jerárquico que corresponde a la estructura definida en la Hoja de Recursos. Si no dispone de muchos recursos, es posible que no se moleste haciendo una jerarquía, en cuyo caso, esta opción es de poco interés. En caso contrario, muchos quieren organizar sus recursos por jerarquías geográficas, de organización, o habilidad. Una característica importante de esta opción es la suma por grupos de los parámetros de Costo y Presupuesto. Su cálculo es automático: estos valores no pueden ser editados. Esta vista se activa dando clic en el icono RBS, o en el menú vista: RBS.
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Vista USO DE TAREAS
La vista de uso de tareas es similar a la de Detalle de Uso de Tareas, excepto en que sincroniza sus contenidos con lo que esté usted mirando en la parte de arriba de la pantalla.
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Vista USO DE RECURSOS
La vista de Uso de Recursos es igual a la de Detalle del Uso de Recursos, con la diferencia de que los contenidos son sincronizados con aquello que esté mirando en la parte de arriba del programa. Para acceder a esta vista se debe hacer clic en el menú vista: Recursos:
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4.6. SEGUIMIENTO DEL PROYECTO Y LINEA DE BASE
La línea de base hace referencia al punto de comparación del cual se parte para luego realizar seguimiento. Es el reflejo de lo que el diseñador del proyecto ha estimado, y su objetivo primordial es poder realizar un posterior contraste de la planeación respecto a la ejecución, en un momento determinado. La línea de base es una imagen guardada del proyecto en un momento inicial específico, a través de la cual se logrará comparar lo que está ocurriendo con el proyecto respecto a lo que se tenía en dicha imagen (Línea de Base). Para la creación de una línea de base, se deben seguir los siguientes pasos: Clic en el menú Herramientas, seguimiento, Guardar Línea base.
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Allí aparece la siguiente ventana en donde se debe guardar la línea de base e indicar si es para el proyecto completo, o para una tarea seleccionada, y se da clic en OK.
Después de crear la línea base como punto de comparación, se puede analizar el seguimiento del proyecto, el cual está dado por la planeación y la ejecución real del proyecto. Para esto se debe: Dar clic en el menú Herramientas, seguimiento, donde aparecen las opciones de actualizar proyecto, guardar lineabase y limpia lineabase.
Al iniciar el seguimiento del proyecto se debe comenzar por la actualización del mismoActualizar proyecto:
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Al actualizar el proyecto por “trabajo terminado de” se está haciendo fecha de corte, a la cual se supone que todas las tareas han debido ser completadas, así:
La actualización por porcentaje completado permite registrar el proyecto o las tareas previamente seleccionadas con el porcentaje de cumplimiento de las tareas o el proyecto, respecto a una fecha propuesta. La opción coloca 0% o 100% completo solamente le asignará dichos porcentajes de acuerdo a la terminación de la tarea. Si una tarea ha terminado del completamente, le asigna el 100%, de lo contrario le asigna el 0%.
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4.7. INFORMES
Los informes en Openproj no son muchos a diferencia de MS Project, pero el contenido de los mismos es similar al de algunos informes de MS Project. Para ver los informes en Openproj, se debe ir a la vista Informes o reportes o al icono:
Allí se generan reportes para impresión o visualización. Existen 4 formas preestablecidas para la generación de informes: Informe de Detalles del proyecto o Project Detail: En este informe se encuentran los detalles del proyecto así como la información más relevante del mismo. ES muy útil para los directivos de nivel superior por su presentación concisa de los datos generales del proyecto.
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Información de los recursos - Resource information: Este informe sirve para observar los detalles de los recursos que se utilizan en el proyecto.
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Información de tareas - Task information: Este informe sirve para ver la asignación de las tareas, y recursos para cada una de estas tareas que hacen parte del proyecto.
Quién hace qué - Who Does what:
En este informe se puede visualizar la responsabilidad de cada uno de los recursos con respecto al cumplimiento de las tareas.
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Estos informes tienen una función adicional, y es que nos permiten identificar información adicional (en la definición de "Columnas"), y organizar la información por filtro, ordenamiento o grupo, con los menús desplegables de la parte superior izquierda de la barra de herramientas del programa. Los menús desplegables son:
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5. BIBLIOGRAFÍA
Manual de MS Project de e-magister.com
Ayuda en línea de Openproj
www.Serena.com
www.openproj.org
Proyecto del IDU
Proyecto de “Creación de un club de ciencia”
OpenProj requiere de una versión 1.5 de java como mínimo; aunque se prefiere la versión 1.6. Podemos observar que versión tenemos en nuestra PC en la siguiente página:
http://www.java.com/en/download/help/testvm.xml
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Esta obra esta bajo una licencia reconocimiento-no comercial 2.5 Colombia de creativecommons. Para ver una copia de esta licencia, visite http://creativecommons.org/licenses/by/2.5/co/ o envié una carta a creative commons, 171second street, suite 30 San Francisco, California 94105, USA OPENPROJ
Autores: JORGE LEONARDO LEMUS JENNIFFER NAVAS MUÑOZ Director Unidad Informática: Henry Martínez Sarmiento Tutor Investigación: Henry Martínez Sarmiento Coordinadores: Álvaro Schneider Guevara Juan Felipe Reyes Rodríguez Coordinador Servicios Web: Miguel Ibañez Analista de Infraestructura y Comunicaciones: Alejandro Bolivar Analista de Sistemas de Información: Mesias Anacona Obando UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS UNIDAD DE INFORMÁTICA Y COMUNICACIONES BOGOTÁ D.C. JUNIO 2009
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MANUAL openproj Director Unidad Informática: Henry Martínez Sarmiento Tutor Este trabajo es resultado del esfuerzo de todo el equipo perteneciente a la Unidad de Informática. Se prohíbe la reproducción parcial o total de este documento, por cualquier tipo de método fotomecánico y/o electrónico, sin previa autorización de la Universidad Nacional de Colombia. UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS UNIDAD DE INFORMÁTICA Y COMUNICACIONES BOGOTÁ D.C.
JUNIO 2009
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1. PRESENTACIÓN DEL MANUAL
Este manual pretende mostrar las funcionalidades principales de Openproj, con el fin de ser un apoyo en la ejecución de un proyecto, además de servir como base para el conocimiento de Openproj. Dado que las funcionalidades de Openproj son un poco extensas, se presentan los aspectos generales para la creación de un proyecto por lo que se espera mejorar este manual a través de sugerencias de los usuarios. Las imágenes que se presentan en este manual son tomadas de dos proyectos, uno de los cuales es desarrollado por los autores llamado “Creación de un club de ciencia” (tomado en sus fundamentos de internet) y el otro es un proyecto del IDU. 2. INSTALACION DEL PROGRAMA
2.1. REQUERIMIENTOS DE HARDWARE Y SOFTWARE
OpenProj requiere de una versión 1.5 de java como mínimo; aunque se prefiere la versión 1.6. Podemos observar que versión tenemos en nuestra PC en la siguiente página:
http://www.java.com/en/download/help/testvm.xml En caso que no tengamos ninguna versión la podemos adquirir en:
http://www.java.com/en/download/index.jsp En caso de tener otro sistema operativo como lo es Mac la versión de java 1.5 ya es preinstalada.
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2.2. INSTALACIÓN DEL SOFTWARE
1) Se debe descargar el archivo ejecutable de OpenProj de la página http://openproj.org/ o en http://sourceforge.net/project/showfiles.php?group_id=199315 en esta ultima se encuentran las versiones para los diferentes sistemas operativos (Linux, Mac) ; hacemos doble clic sobre este:
2) Emergerá una ventana en la cual se pregunta si se desea instalar OpenProj en nuestra computadora le damos clic en Next
3) Una vez emergida la nueva ventana esta nos cuestiona en donde deseamos ubicar la carpeta OpenProj por defecto dejamos la ofrecida por esta.
Clic en NEXT
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4) Ahora nos pregunta si deseamos instalar hacer clic en Next, si deseamos realizar algún cambio clic en Back y si no estamos seguros de instalar el programa clic en Cancel; para este caso le daremos clic en Install
5) Saldrá una ventana exponiendo el progreso de la instalación
Carpeta ofrecida
Clic en INSTALLÑL
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6) Finalmente para la instalación del programa nos pregunta si deseamos un acceso directo en nuestro escritorio y si deseamos leer un archivo el cual contiene un soporte especial el cual nos informa cuales son los requerimientos del sistema para el correcto funcionamiento de OpenProj, damos clic en Finish.
Clic en FINISH
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7) La ventana de requerimientos para el programa aparece y como mencionamos anteriormente comenta lo que necesita la Pc para su funcionamiento; al igual en el escritorio aparecerá un acceso directo para acceder al programa.
8) De esta forma instalamos OpenProj en caso que nuestro computador no contenga todos los programas requeridos para el normal funcionamiento pueden emerger ventanas como esta que nos avisa que existe un conflicto
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En donde nos comenta que falta la versión de Java y que esta la podemos conseguir en http://www.java.com
2.3. ACCESO AL PROGRAMA
Una forma de acceder al sistema es
1) Existen tres posibilidades para abrir el programa:
a. Hacer doble clic en el acceso directo
b. Podemos optar por ingresar a inicio todos los programas OpenProj OpenProj
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c) por ultimo tenemos la posibilidad de acceder al programa a través del menú ejecutar es decir la combinación de teclas “Windows + R” y digitar OpenProj1.4.0
Después de esto se debe abrir el aplicativo. Si el aplicativo no abre, probablemente es porque no se tiene el acceso directo en el disco duro. Para esto se debe copiar el acceso directo de OpenProj en la carpeta del WINDOWS en el disco duro, con el nombre OPENPROJ1.4.0. De esta manera ya se puede ejecutar el aplicativo sin problemas.
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3. PANTALLA INICIAL
3.1. ICONOS
ICONO
ATAJO
FUNCION
Ctrl + N
Nuevo Proyecto: Al hacer clic genera un nuevo plan de trabajo.
Barra de título
Barra de menú
Barra de herramientas
Tabla de Gantt
Diagrama de Gantt
Vistas de Openproj
Vistas de Openproj
Escala temporal
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Ctrl + O
Abrir… : Al hacer clic genera una nueva ventana para desplegar un proyecto ya hecho
Ctrl + S
Guardar: Al finalizar almacena los cambios efectuados
Ctrl + P
Imprimir…: Se encarga de materializar el trabajo realizado.
Impresión vista preliminar: Ilustra el trabajo realizado simulando una hoja en la pantalla.
Ctrl + X
Cortar: Permite almacenar información y trasladarla a otra ubicación
Ctrl + C
Copiar: Deja trasladar la información a una nueva ubicación sin reubicarla de su lugar original
Ctrl + V
Pegar: Ubica en un nuevo lugar la información almacenada con la herramienta cortar
Ctrl + F
Encontrar: Localiza una palabra al interior del proyecto.
Ctrl + Z
Deshacer: Retrocede a un paso la ultima acción efectuada quedando en la situación original
Ctrl + Y
Rehacer: Una vez utilizado la herramienta Deshacer y estar
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ubicado en la situación original podemos restaurar lo deshecho
Manteniendo ALT oprimido + E + L
Enlace: Vincula o agrupa una serie de tareas
Manteniendo ALT oprimido + E + N
Sin Enlace: Desvincula o disocia un grupo de tareas
Manteniendo ALT oprimido + P +I
Información de Tareas: Al hacer clic nos comunica los datos mas relevantes de la tarea o recurso como los son predecesores, Avances, Notas entre otros
Manteniendo ALT oprimido + P +N
Notas: Emerge la ventana de información de tareas en la pestaña Notas, se aplica para recordar alguna eventualidad.
ALT + F10
Asignación de Recursos: Determina los diferentes ingredientes que tiene el proyecto.
Manteniendo ALT oprimido + T +H
Cambia horario de trabajo: Altera el tiempo de duración de una tarea
Manteniendo ALT oprimido + V+I
Acercamiento: Dependiendo el diagrama en que nos encontremos podemos aumentar el Zoom de la
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pantalla
Manteniendo ALT oprimido + V +O
Alejamiento: : Dependiendo el diagrama en que nos encontremos podemos disminuir el Zoom de la pantalla
Desplazamiento de tarea:
Sin Sangría: Elimina la relevancia de una tarea a nivel de proyecto
Sangría: al elegir esta opción automáticamente la tarea antecesora se transforma en una tarea de mayor relevancia al nivel del proyecto.
Manteniendo ALT oprimido + V +G
Diagrama de Gantt: Permite visualizar la actividad, recurso y duración de la actividad en el proyecto.
Manteniendo ALT oprimido + V +E
Diagrama de Red: (PERT) Muestra las dependencias entre tareas, mediante un diagrama de actividades.
Manteniendo ALT oprimido + V +R
Recursos: Muestra una hoja de calculo donde nos indica que recursos están disponibles para el proyecto
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Manteniendo ALT oprimido + V +W
WBS: Nos ofrece un grafico con la jerarquía de las tareas
Manteniendo ALT oprimido + V +B
RBS(Resource Breakdown Structure): Muestra los recursos en un árbol jerárquico
Informes: Permite ver datos compilados del proyecto adecuados para la impresión
Detalle Uso de tarea: muestra información sobre las asignaciones para cada tarea.
Uso de Recursos: Detalla el uso delos recursos, muestra información acerca de sus tareas.
Manteniendo ALT oprimido + V +H
Histograma: Provee información grafica acerca de la asignación de recursos
Manteniendo ALT oprimido + V +C
Graficos: Tiene un manejo y función muy similar al histograma
Uso de Tareas: muestra información sobre las asignaciones para cada tarea.
Uso de Recursos: Detalla el uso delos recursos, muestra información
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acerca de sus tareas.
4. CREACIÓN DEL PROYECTO
Lo primero que debe hacerse para la creación de un proyecto es la creación de un archivo, lo cual se explica a continuación.
4.1. CREAR UN ARCHIVO En la ventana emergente haga clic en la opción Crear Proyecto
En el cuadro de diálogo que aparece en el centro de la pantalla hay que diligenciar Nombre Proyecto, Administrador, Fecha De Inicio y como opcional algunas Notas.
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El proyecto puede ser de Planificación adelantada según sea el caso se, la diferencia radica en que el recuadro trasmite la Fecha Inicio o la Fecha Término.
Una Vez almacenada esta información: Haga clic en Proyecto-Información Proyecto
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En el cuadro de dialogo aparecerá la información almacenada anteriormente mas otras opciones almacenadas en tres pestañas
o En la primera pestaña General encontraremos información como:
Prioridad Por defecto se encuentra el numero 500, pero uno puede escoger entre un numero de 0 hasta 1000 que representa la relevancia del proyecto frente a otros.
Tipo de Proyecto Existen 8 diferentes tipo de proyectos (dependiendo al caso que nos estamos refiriendo elegimos el que mas convenga) Servicios profesionales Desarrollo de Producto Evento Planificado Campaña de Marketing Campaña de Ventas Soporte Técnico I.T. Otros
Información del proyecto
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Valor Presente Neto Representa el flujo de caja del proyecto traído a valor presente
Riesgo Incorpora a través de un numero positivo o negativo el peligro de realización del proyecto (no se puede almacenar caracteres como letras o porcentajes)
Fecha actual Esta pestaña es opcional en la cual podemos almacenar una dato y una hora para observar el estado del proyecto respecto a la fecha estado
Fecha Estado Es dato que almacena el avance efectivo del proyecto
Calendario Base Definen los días de trabajo y de receso del respectivo proyecto que se puede elegir entre: Estándar 24 Horas Cambio Nocturno
Estado del Proyecto Define la situación en la que se encuentra el proyecto la cual puede ser Planificación Pendiente de aprobación Activo Completado Cancelado En-espera
Tipo de Gasto Ejempla la categoría del gasto entre: Capitaliza Gasto Costo de Partida
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Indirecto Directo
Grupo y División Hacen referencia a una parte de la organización (ej Grupo Comercial, División Alimentos) la cual esta llevando a cabo el proyecto
Beneficio Se encuentra entre el intervalo de 0 a 10 y representa la utilidad de la ejecución del proyecto
En la pestaña Estadísticas encontraremos datos como Fecha de Inicio, Fecha tentativa de termino, Duración, Duración actual, Duración remanente, Trabajo, Trabajo actual, Trabajo remanente, Costo, Costo actual, Costo remanente; en esencia estos cuatro ítems solo plasman el inicio lo actual y lo que hace falta para terminar el proyecto.
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Por ultimo tenemos la pestaña Notas las cuales albergan los datos que se desee
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4.2. DEFINIR EL CALENDARIO DEL PROYECTO
OpenProj por defecto contiene tres calendarios Bases, son plantillas que pueden ser modificadas a las necesidades del proyecto. Estándar: Este calendario contempla los días laborales de lunes a viernes de 8:00 AM a 5:00 PM; con una hora de almuerzo que viene percibida de 12:00 PM a 1:00 PM. 24 Horas: Como su nombre lo indica este calendario trabaja las 24 horas del día los 7 días de la semana. Cambio Nocturno: Este es un turno que comprende de lunes a sábado empezando desde las 11PM hasta las 3:00 AM un descanso de una hora para comenzar de nuevo a las 4:00 AM y terminar finalmente a las 8:00 AM.
Para cambiar o establecer un calendario laboral se debe: Dar clic en el menú HERRAMIENTAS, opción: Cambiar horario de trabajo.
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Aparece la siguiente ventana:
4.2.1. Modificar un calendario laboral
Para modificar un calendario laboral basado en uno de los 3 calendarios predeterminados se deben seguir los siguientes pasos: En el menú herramientas dar clic en Cambia horario de Trabajo
Luego aparece la siguiente ventana en la cual se deben hacer los cambios pertinentes para adecuar el calendario a las necesidades del
Tipo de calendario
Zona horaria
Calendario
Ubicarse en fecha actual
Avanzar fechas
Retroceder fecha
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proyecto:
Para que se activen las opciones: Use valor por defecto, no hay tiempo de trabajo, o no hay tiempo definido, se debe seleccionar en la zona de calendario algún día o fecha e inmediatamente se activarán dichas opciones. Por ejemplo, si el proyecto requiere que se trabajen todos los días, a excepción de los domingos y se toma como base el calendario estándar, se deben seleccionar todos los domingos y activar la opción No hay tiempo de trabajo, además este calendario trae por defecto los días sábados como períodos no laborales, por lo que se deben habilitar los sábados como día laboral. Para definir un día como laborable, en este caso los sábados se debe seleccionar la columna de sábados en algún mes, y activar la opción No hay tiempo definido.
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Para el caso, este calendario ya trae los días domingos definidos como períodos no laborables (aparecen sombreados). Si se tomara como base el calendario de 24 horas, se deben deshabilitar los domingos como días laborales, seleccionando la columna domingo, y la opción no hay tiempo de trabajo:
Columna de sábados
No hay tiempo definido
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Como se puede ver, al activar esta opción los días domingos aparecen sombreados lo cual indica, que no son días laborales. En general, para realizar cualquier modificación de cualquier tipo de calendario predeterminado, es importante tener en cuenta los períodos laborales y no laborales del proyecto, ya que esto permite definir las opciones que se requieren.
4.2.2. Asignación de horario laboral al calendario
Para programar las horas laborales de un proyecto, es necesario tener en cuenta que cada uno de los calendarios predeterminados, ya cuentan con una franja horaria laboral por defecto la cual es definida como: 8:00-12:00 y 13:00-17:00, para los 3 tipos de calendarios. Se puede ver la jornada en la zona horaria.
No hay tiempo de trabajo
Columna de domingos
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Para modificar las horas laborales, se seleccionan los días que se desean cambiar, y en la zona horaria, se escribe el intervalo de tiempo que se desea.
4.2.3. Crear un calendario nuevo
Para crear un nuevo calendario, se puede tomar como base uno de los calendarios predeterminados, de tal manera que se pueda establecer una copia de uno de estos, adaptado a las necesidades del proyecto, o se puede crear un calendario sin base en ninguno determinado, donde directamente se realicen las adaptaciones necesarias para el proyecto. Los pasos para la creación de un nuevo calendario son: Ubicados en la ventana de cambio de horario de trabajo, se debe dar clic en la opción nuevo:
Zona horaria
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De allí emerge una ventana llamada nueva base de calendario, en donde se debe indicar si se crea una nueva base de calendario, o una copia de un calendario ya existente. Al seleccionar la opción deseada, se deben hacer las adaptaciones respectivas del proyecto como se mencionó anteriormente, como programación de horarios, días no laborales, domingos, festivos, entre otros.
Opción Nuevo
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4.3. CREACIÓN DE TAREAS
Para realizar el proceso de creación de tareas, es importante tener en cuenta que este se puede hacer desde la vista Gantt (la que aparece al inicio por defecto), o desde la vista de tareas. Inicialmente se hará desde la vista Gantt.
4.3.1. Creación de tareas desde la vista Gantt
En la vista Gantt se encuentran 2 partes las cuales son la tabla Gantt que es donde se introducen los datos, (lado izquierdo) y el diagrama de Gantt, que es donde aparece el gráfico de las tareas con sus tiempos y relaciones (lado derecho). En la tabla Gantt, aparecen una serie de campos en los cuales debe introducirse la información acerca de las tareas. El primer campo es el de nombre, en el cual debe escribirse el nombre de las tareas (se toma como ejemplo la creación de un club de ciencia) de la siguiente manera:
Tabla Gantt
Diagrama de Gantt
Nombre de las tareas
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4.3.2. Duración de las tareas
El segundo campo que se puede ver en la tabla Gantt, es el de duración, en el cual se debe especificar el tiempo que va a tener cada una de las tareas. La duración de una tarea en Openproj puede estar dada en horas o días. Por otro lado, es importante tener en cuenta que si se requiere que una tarea sea realizada en períodos continuos no laborales, se escribe ed. Para asignar la duración de cada una de las tareas se debe tener en cuenta una serie de convenciones de cada una de los tiempos anteriormente mencionados, las cuales son:
CONVENCIÓN
TIEMPO DE DURACIÓN
H
Horas
D
Días
Ed
Día transcurrido
Para introducir la duración de las tareas, es necesario escribir en el campo duración, frente a cada tarea, el número que indique la medida temporal y la convención necesaria. Por ejemplo, si una tarea tiene como duración 3 meses, se debe escribir 60d. O si una tarea debe durar más de 1 día laboral en forma continua, se escribe 1ed.
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Si se requiere que una tarea tenga duración continua, en un período no laborable, se debe añadir al tiempo de duración ed. Se puede ver que a medida que se van introduciendo los tiempos de duración de cada una de las tareas, al lado derecho en el diagrama de Gantt, se van modificando las barras de acuerdo a la duración de la tarea. Con base en las duraciones establecidas, Openproj calcula las fechas de inicio tomando como referencia la fecha de inicio del proyecto, y las fechas de finalización, basándose en las duraciones establecidas para cada tarea. En este sentido, es importante tener en cuenta que existen tareas críticas y tareas no críticas, las cuales deben ser manejadas de acuerdo al proyecto.
Una tarea crítica es aquella que al variar su duración, afecta la duración del proyecto completo. Estas tareas pueden definirse con alguna convención particular, de tal manera que en el diagrama de Gantt
Campo duración de las tareas
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aparezca esta tarea de manera diferenciada, puede ser con otro color de barra. Una tarea no crítica es aquella que hasta cierto punto su duración puede variar sin que modifique la fecha de determinación del proyecto.
4.3.3. Creación de tareas desde vista uso de tareas
Para acceder a la vista uso de tareas existen dos formas. La primera de ellas es seleccionar desde el menú vista la opción detalle uso de tarea. Donde aparece la siguiente ventana:
La otra forma para acceder a la vista detalle uso de tareas, es dando clic en el icono tareas usadas:
Ubicados en esta vista, se procede a ingresar los nombres de las tareas en el campo nombre, seguido de su duración en el campo trabajo, y los campos siguientes aparecen automáticamente por los datos ingresados:
Campo nombre
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4.3.4. Tareas resumen y subtareas
En un proyecto se pueden asignar diferentes niveles de desagregación a cada una de las tareas, es decir, que una tarea puede contener otras tareas, y unas son subordinación de otras, de tal manera que la ejecución de una tarea, depende de las subtareas que tenga asociadas. Una tarea resumen se encuentra compuesta por subtareas. Esta recoge la duración, el costo y otro tipo de información de las tareas que subordina. Estas tareas pueden representar las diversas fases de un proyecto y al establecerlas como tal, aparecen en negrilla, y sus barras en el diagrama de Gantt, son diferentes que las de una tarea subordinada. Es importante tener en cuenta que para el establecimiento de dichas tareas resumen, se debe crear el esquema de un proyecto, es decir, determinar previamente sus fases, con las tareas asociadas a cada una de ellas, e ingresarlas en el proyecto, de tal manera que la tarea resumen se encuentre al inicio, y las subtareas se encuentren ubicadas debajo de esta.
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Para establecer las tareas resumen y subordinadas, se deben seleccionar la tarea resumen junto a sus subordinadas, dar clic derecho y elegir la opción indentar.
Otra forma de establecer la subordinación de las tareas es seleccionando la tarea resumen junto a las subtareas, y dando clic en el icono llamado sangría:
4.3.5. Vínculos entre tareas
Los vínculos entre las tareas indican la forma en que ellas están relacionadas, es decir, se definen las tareas que deben suceder a otras o precederlas. De esta manera, existen unas convenciones para el establecimiento de los vínculos de las tareas, las cuales deben escribirse en el campo predecesores antecedidos del número de la tarea que preceden.
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Fin a comienzo
FC
Se crea este vínculo cuando es necesario que una tarea termine para que empiece otra.
Comienzo a Fin
CF
Se crea cuando se necesita que una tarea comience cuando otra termine.
Comienzo a Comienzo
CC
Se crea cuando se necesita que dos tareas comiencen simultáneamente.
Fin Fin
FF
Se crea cuando se necesita que dos tareas terminen simultáneamente.
Los pasos para establecer los vínculos son: En el campo predecesores, escribir el número de la tarea que precede seguido de la convención señalada con anterioridad según sea el caso:
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Al hacer esto, vemos como el diagrama de Gantt adquiere nueva forma:
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4.4. RECURSOS
4.4.1. Asignación de recursos
Para asignar los diferentes recursos de un proyecto, es necesario que se primero se haga creación de ellos de la siguiente manera: Dar clic en la vista uso de recursos:
La vista uso de recursos sirve para realizar el ingreso de cada uno de los recursos con sus respectivas características:
Para la creación de los recursos basta con escribir el nombre del recurso en el campo nombre y en el campo trabajo, escribir la duración del trabajo asignado para tal recurso.
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Para determinar los costos existen 5 tablas de costos predeterminadas, A, B, C, D y E de las cuales se debe seleccionar una según el costo determinado para el recurso y según las necesidades del proyecto. Por defecto se dejará la A. Para crear las tablas de costos se debe dar doble clic en el campo Tabla Factores de costo, y emergerá la siguiente ventana, en donde deben hacerse las modificaciones respectivas para la información general del recurso, el costo, la disponibilidad, las tareas y las notas.
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Para la asignación de los recursos a cada una de las tareas se debe: Ubicados en la vista Diagrama de Gantt en el campo Nombres del recurso, se debe escribir el nombre del respectivo recurso. Si es más de un recurso, los nombres deben ser separados por comas.
Podemos ver como el diagrama de Gantt de nuevo se ha modificado, de tal manera que se puedan observar los recursos sobre las barras:
Campo nombre de recurso
Nombre de los recursos
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4.5. VISTAS
Openproj maneja una serie de vistas que le permiten crear una combinación de ventanas con diversos campos de acuerdo a las necesidades del proyecto. Las vistas permiten el ingreso de los datos, así como la visualización en mayor detalle de la información que contiene el proyecto. Openproj cuenta con las siguientes vistas: Vista DIAGRAMA DE GANTT
Un diagrama de Gantt es una hoja que contiene una jerarquía en la izquierda en donde se enumeran las tareas, y un diagrama de tiempo-escala en la derecha. Permite ver las tareas, tanto en su proyecto, su estructura y su ordenamiento en el tiempo. Esta vista se activa dando clic en el icono Gantt:
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O por medio del menú vista: Gantt.
Vista DIAGRAMA DE RED
Llamado también diagrama PERT, muestra las dependencias entre tareas usando un gráfico de actividades por nodos, para mostrar la red del proyecto. Esta vista se activa dando clic en el icono Red, o en el menú Vista: Red.
Icono RED
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Vista RECURSOS
Muestra una tabla que contiene los recursos utilizables para el proyecto. A diferencia de MS Project, Openproj cuenta con un campo adicional que es el de Dirección de Correo electrónico, lo cual es importante en la medida que se logre tener un control e información para la responsabilidad de cada uno de los recursos con respecto al cumplimiento de las tareas. Los campos que encontramos en esta lista son: Número de identificación del recurso Nombre RBS: nombre del cargo o jerarquía del recurso Tipo: Trabajo o Material Dirección de correo electrónico Etiqueta material Iniciales Grupo: Puede utilizarse para hacer agrupaciones (en la esquina superior izquierda del panel) Unidades máximas. Tasa estándar.
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Tasa sobretiempo Calendario base
Esta vista se activa dando clic en el icono uso de recursos, o en el menú vista: Detalle uso de recursos.
Vista WBS
Muestra una jerarquía de tareas del proyecto. Esta jerarquía se relaciona con la que se observa en el gráfico Gantt. Esta vista se activa dando clic en el icono WBS, o en el menú vista: WBS.
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Vista RBS
El gráfico RBS muestra sus recursos en un árbol jerárquico que corresponde a la estructura definida en la Hoja de Recursos. Si no dispone de muchos recursos, es posible que no se moleste haciendo una jerarquía, en cuyo caso, esta opción es de poco interés. En caso contrario, muchos quieren organizar sus recursos por jerarquías geográficas, de organización, o habilidad. Una característica importante de esta opción es la suma por grupos de los parámetros de Costo y Presupuesto. Su cálculo es automático: estos valores no pueden ser editados. Esta vista se activa dando clic en el icono RBS, o en el menú vista: RBS.
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Vista USO DE TAREAS
La vista de uso de tareas es similar a la de Detalle de Uso de Tareas, excepto en que sincroniza sus contenidos con lo que esté usted mirando en la parte de arriba de la pantalla.
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Vista USO DE RECURSOS
La vista de Uso de Recursos es igual a la de Detalle del Uso de Recursos, con la diferencia de que los contenidos son sincronizados con aquello que esté mirando en la parte de arriba del programa. Para acceder a esta vista se debe hacer clic en el menú vista: Recursos:
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4.6. SEGUIMIENTO DEL PROYECTO Y LINEA DE BASE
La línea de base hace referencia al punto de comparación del cual se parte para luego realizar seguimiento. Es el reflejo de lo que el diseñador del proyecto ha estimado, y su objetivo primordial es poder realizar un posterior contraste de la planeación respecto a la ejecución, en un momento determinado. La línea de base es una imagen guardada del proyecto en un momento inicial específico, a través de la cual se logrará comparar lo que está ocurriendo con el proyecto respecto a lo que se tenía en dicha imagen (Línea de Base). Para la creación de una línea de base, se deben seguir los siguientes pasos: Clic en el menú Herramientas, seguimiento, Guardar Línea base.
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Allí aparece la siguiente ventana en donde se debe guardar la línea de base e indicar si es para el proyecto completo, o para una tarea seleccionada, y se da clic en OK.
Después de crear la línea base como punto de comparación, se puede analizar el seguimiento del proyecto, el cual está dado por la planeación y la ejecución real del proyecto. Para esto se debe: Dar clic en el menú Herramientas, seguimiento, donde aparecen las opciones de actualizar proyecto, guardar lineabase y limpia lineabase.
Al iniciar el seguimiento del proyecto se debe comenzar por la actualización del mismoActualizar proyecto:
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Al actualizar el proyecto por “trabajo terminado de” se está haciendo fecha de corte, a la cual se supone que todas las tareas han debido ser completadas, así:
La actualización por porcentaje completado permite registrar el proyecto o las tareas previamente seleccionadas con el porcentaje de cumplimiento de las tareas o el proyecto, respecto a una fecha propuesta. La opción coloca 0% o 100% completo solamente le asignará dichos porcentajes de acuerdo a la terminación de la tarea. Si una tarea ha terminado del completamente, le asigna el 100%, de lo contrario le asigna el 0%.
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4.7. INFORMES
Los informes en Openproj no son muchos a diferencia de MS Project, pero el contenido de los mismos es similar al de algunos informes de MS Project. Para ver los informes en Openproj, se debe ir a la vista Informes o reportes o al icono:
Allí se generan reportes para impresión o visualización. Existen 4 formas preestablecidas para la generación de informes: Informe de Detalles del proyecto o Project Detail: En este informe se encuentran los detalles del proyecto así como la información más relevante del mismo. ES muy útil para los directivos de nivel superior por su presentación concisa de los datos generales del proyecto.
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Información de los recursos - Resource information: Este informe sirve para observar los detalles de los recursos que se utilizan en el proyecto.
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Información de tareas - Task information: Este informe sirve para ver la asignación de las tareas, y recursos para cada una de estas tareas que hacen parte del proyecto.
Quién hace qué - Who Does what:
En este informe se puede visualizar la responsabilidad de cada uno de los recursos con respecto al cumplimiento de las tareas.
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Estos informes tienen una función adicional, y es que nos permiten identificar información adicional (en la definición de "Columnas"), y organizar la información por filtro, ordenamiento o grupo, con los menús desplegables de la parte superior izquierda de la barra de herramientas del programa. Los menús desplegables son:
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5. BIBLIOGRAFÍA
Manual de MS Project de e-magister.com
Ayuda en línea de Openproj
www.Serena.com
www.openproj.org
Proyecto del IDU
Proyecto de “Creación de un club de ciencia”
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